N8N Werkstatt Pro

Die digitale Werkstattverwaltung für Kfz-Betriebe – online, übersichtlich, ohne Papierchaos

Was ist N8N Werkstatt Pro?

N8N Werkstatt Pro ist eine eigenständige Web-Anwendung, die den kompletten Verwaltungsalltag einer Kfz-Werkstatt an einem Ort bündelt – von der ersten Kundenanfrage über das Angebot, den Auftrag, die Rechnung bis hin zur Mahnung bei ausbleibender Zahlung. Kein Excel-Wirrwarr, kein Aktenordner, kein Zusammensuchen von Informationen aus fünf verschiedenen Programmen.

Der Zugriff erfolgt online über eine eigene, für die Werkstatt eingerichtete Adresse im Browser – von jedem Gerät mit Internetzugang, ohne Software-Installation, ohne IT-Vorkenntnisse.

Für wen ist N8N Werkstatt Pro gedacht?

- **Freie Kfz-Werkstätten**, die bisher mit Papierformularen, Excel-Tabellen oder veralteter Software arbeiten
- **Vertragswerkstätten und Autohäuser**, die eine zusätzliche, schlanke Lösung für Verwaltung und Rechnungsstellung suchen
- **Kleinere und mittlere Betriebe**, für die klassische Branchensoftware zu komplex, zu teuer oder zu unflexibel ist
- **Werkstätten mit mehreren Mitarbeitern**, die eine gemeinsame, immer aktuelle Datenbasis für Kunden, Fahrzeuge und Termine brauchen
- **Betriebe mit saisonalem Reifengeschäft**, die eine strukturierte Einlagerung statt handschriftlicher Zettel benötigen

---

Welche Probleme löst N8N Werkstatt Pro?

Papier- und Excel-Chaos
Angebote auf Zetteln, Kundendaten in mehreren Excel-Tabellen, Rechnungen in Word-Vorlagen, die jeder Mitarbeiter etwas anders ausfüllt. N8N Werkstatt Pro ersetzt das durch eine zentrale, einheitliche Datenbank, auf die das gesamte Team zugreift.

Vergessene HU-Termine
Wann war noch mal die nächste Hauptuntersuchung fällig? Ohne System bleibt das Kundengedächtnis oder ein loser Zettel die einzige Erinnerung. Das Plugin überwacht HU-Termine automatisch und erinnert Kunden per E-Mail rechtzeitig vorher.

Unbezahlte Rechnungen, die untergehen
Wer behält den Überblick, welche Rechnung seit wann offen ist? N8N Werkstatt Pro erkennt überfällige Zahlungen automatisch und führt ein dreistufiges Mahnwesen – inklusive Mahngebühren, Verzugszinsen und individuell formulierbaren Erinnerungstexten.

Fehleranfällige, nicht rechtskonforme Rechnungen
Handgeschriebene oder aus alten Vorlagen kopierte Rechnungen bergen das Risiko fehlender Pflichtangaben. Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Stornos werden nach deutschem Steuerrecht mit korrekter Nummerierung, Mehrwertsteuer und allen Pflichtangaben automatisch erstellt.

Unübersichtliche Reifenlagerung
Welcher Kundenreifen liegt in welchem Regal? Ohne festes System wird die Suche zur Zeitverschwendung. Ein digitales Lagerplatzsystem weist jedem eingelagerten Reifensatz automatisch einen freien Platz zu und macht ihn jederzeit auffindbar.

Fehlende Terminübersicht
Wer ist wann verplant, welche Hebebühne ist frei? Ohne gemeinsamen Kalender entstehen Doppelbuchungen und Leerlauf. Die integrierte Terminplanung zeigt Mitarbeiter, Hebebühnen und Auftragsarten mit realistischen Zeitfenstern auf einen Blick.

Aufwand beim Jahresabschluss
Am Jahresende alle Belege für den Steuerberater zusammenzusuchen kostet Zeit und Nerven. Mit wenigen Klicks lassen sich alle Dokumente eines Jahres gebündelt exportieren – inklusive automatischer Archivierung nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Uneinheitlicher Kundenumgang
Jeder Mitarbeiter formuliert E-Mails anders, manche vergessen die Auftragsbestätigung, andere die Rechnung per Mail. Feste, konfigurierbare E-Mail-Vorlagen für Rechnungen, Angebote, HU-Erinnerungen und Mahnungen sorgen für einen einheitlichen, professionellen Auftritt.

Funktionen im Überblick

| Bereich | Was es leistet |

| **Kunden & Fahrzeuge** | Zentrale Verwaltung mit Fahrzeugscheinen, Kennzeichen, HU-Terminen |
| **Angebote & Aufträge** | Erstellung, Umwandlung von Angebot zu Auftrag, Statusverfolgung |
| **Rechnungen & Gutschriften** | Rechtskonform, mit individuellem Corporate Design |
| **Mahnwesen** | Automatisch dreistufig, mit Gebühren und Verzugszinsen |
| **Terminplanung** | Ressourcenverwaltung für Mitarbeiter und Hebebühnen |
| **Reifenlager** | Digitale Einlagerung mit automatischer Platzzuweisung |
| **Berichte & Jahresabschluss** | Auswertungen und gebündelter Export für die Steuerberatung |
| **E-Mail-Kommunikation** | Konfigurierbare Vorlagen für alle Standardfälle |
| **Mitarbeiterverwaltung** | Eigene Zugänge mit passenden Berechtigungen |

Alle Funktionen sind **modular aufgebaut** – jede Werkstatt aktiviert genau die Bereiche, die sie tatsächlich benötigt, und behält so eine übersichtliche, auf den eigenen Betrieb zugeschnittene Oberfläche.

Wie der Zugriff funktioniert

Jeder Mitarbeiter meldet sich über die eigene Werkstatt-Adresse im Browser mit persönlichem Benutzernamen an. Keine Installation, keine Updates, die manuell eingespielt werden müssen, kein Warten auf die IT – die Anwendung ist einsatzbereit, sobald der Browser geöffnet ist, von jedem Rechner, Tablet oder Smartphone mit Internetzugang.

Das Ergebnis
Weniger Suchen, weniger Zettelwirtschaft, weniger vergessene Fristen. Stattdessen: ein System, das den kompletten Werkstattalltag abbildet – von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung – und dabei so einfach bleibt, dass es ohne Schulung im Tagesgeschäft ankommt.